Ručni procesi koji tiho ubijaju male tvrtke

Most operational failures aren’t dramatic. There’s no single moment where everything falls apart. Instead, there’s a slow leak — time draining away in increments small enough to ignore.

Re-entering data from one system to another. Chasing confirmations that should have arrived automatically. Answering the same question for the fifth time this week. Each task takes minutes. None of them feel urgent. Together, they consume the business.

The Math Nobody Does

Ten minutes a day doesn’t sound like much. It’s barely noticeable in the flow of work. But ten minutes daily becomes 50 minutes weekly, 200 minutes monthly, 40 hours yearly.

That’s a full work week. Gone. On something that could have been automated, systematized, or eliminated entirely.

And ten minutes is generous. Most businesses have dozens of these small manual processes. The real number is often two or three hours daily — hundreds of hours annually — spent on work that adds no value.

This is before accounting for errors. Manual data entry has an error rate. Industry studies put it between 1% and 4%, depending on complexity. Every error creates downstream work: finding it, fixing it, apologizing for it, rebuilding trust after it.

The compounding effect is brutal. The more manual processes you have, the more errors you generate. The more errors you generate, the more time you spend fixing them. The more time you spend fixing, the less time you have to address the root cause.

Why This Stays Invisible

Manual processes persist because they feel normal. Everyone does them. They’ve always been done this way. The friction is distributed across so many small moments that no single one feels worth addressing.

There’s also a visibility problem. When you spend ten minutes re-entering data, that time doesn’t show up anywhere. It’s not tracked. It’s not measured. It’s just absorbed into the workday.

The cost is real but the evidence is absent. So the process continues.

Compare this to a more visible cost — like a software subscription. A €200 monthly fee is scrutinized. It appears on a statement. Someone has to approve it. But the 40 hours of manual work that the software would eliminate? That’s invisible. It happens in scattered moments throughout the year, never consolidated into a number anyone can see.

The Structural Problem

Once manual processes become embedded, they shape the business around them. Hiring decisions get made to maintain them. Training programs get built around them. The organization assumes they’re permanent.

I’ve seen businesses hire full-time employees whose primary job is maintaining manual processes that should have been automated years ago. The cost isn’t just the salary — it’s the opportunity cost. That person could be doing work that actually grows the business.

More insidiously, manual processes create dependencies on specific people. If Maria is the only one who knows how to reconcile the inventory spreadsheet, the business needs Maria. Not because Maria has unique skills, but because the process lives in her head.

This creates fragility. Maria gets sick; the reconciliation doesn’t happen. Maria goes on vacation; the reconciliation waits. Maria leaves; nobody knows what to do.

The business becomes hostage to its own processes.

What Actually Breaks

The damage from manual processes shows up in predictable ways:

Speed. Everything takes longer than it should. Quotes that could go out in an hour take a day. Orders that could be processed immediately wait for someone to manually enter them. The business moves at the speed of its slowest manual process.

Accuracy. Errors accumulate. Small mistakes compound into larger ones. Customers receive wrong information. Invoices have incorrect amounts. Trust erodes.

Capacity. There’s a ceiling on how much work the business can handle. You can’t scale manual processes — you can only add more people doing them. Growth becomes expensive and complicated.

Morale. People don’t want to spend their days on repetitive tasks that a machine could do. The best employees leave for places where their time is valued. Those who stay become disengaged.

The Measurement Problem

The first step is measuring what you’re actually spending. This requires honesty.

Pick one week. Have everyone track their time on manual, repetitive tasks. Not the work that requires judgment — the work that feels mechanical. The copying, the entering, the checking, the re-doing.

Most businesses are shocked by the results. The number is always higher than expected.

Once you have the number, you can do the math. If that time costs €30 per hour (a conservative estimate for loaded labor cost), and you’re spending 20 hours weekly on manual processes, that’s €31,000 annually. Not on value creation — on maintenance.

Now you have something to work with. Now the cost of doing nothing has a number attached to it.

The Path Forward

Not every manual process needs to be automated. Some are genuinely one-off tasks that don’t recur often enough to justify the setup cost.

But most businesses have at least a few processes that are: repetitive, predictable, and consuming significant time. Those are the candidates.

The goal isn’t to eliminate all human involvement. The goal is to reserve human involvement for work that actually requires human judgment. Everything else should either be automated or simplified to the point where it takes negligible time.

This is where systematic thinking about your operations becomes essential — not buying software to check a box, but actually examining where time goes and whether it needs to go there.

Deep Dive: Systems Over Hours — Why thinking in systems beats thinking in time
Article: Why Automating a Broken Process Makes Things Worse — The sequence matters: fix first, automate second

Hrvatski

Većina operativnih propusta nije dramatična. Nema jednog trenutka kada se sve raspadne. Umjesto toga, postoji sporo curenje — vrijeme koje curi u koracima dovoljno malim da se ignoriraju.

Ponovno unošenje podataka iz jednog sustava u drugi. Jurnjava za potvrdama koje su trebale stići automatski. Odgovaranje na isto pitanje peti put ovaj tjedan. Svaki zadatak traje minutama. Nijedan se ne čini hitnim. Zajedno, konzumiraju tvrtku.

Matematika koju nitko ne radi

Deset minuta dnevno ne zvuči puno. Jedva je primjetno u tijeku rada. Ali deset minuta dnevno postaje 50 minuta tjedno, 200 minuta mjesečno, 40 sati godišnje.

To je puni radni tjedan. Nestao. Na nešto što je moglo biti automatizirano, sistematizirano ili potpuno eliminirano.

I deset minuta je velikodušno. Većina tvrtki ima desetke ovakvih malih ručnih procesa. Pravi broj je često dva ili tri sata dnevno — stotine sati godišnje — potrošenih na posao koji ne dodaje nikakvu vrijednost.

Ovo je prije računanja grešaka. Ručni unos podataka ima stopu greške. Industrijske studije stavljaju je između 1% i 4%, ovisno o složenosti. Svaka greška stvara downstream posao: pronalaženje, popravljanje, ispričavanje, ponovno izgrađivanje povjerenja.

Učinak složenog kamaćenja je brutalan. Što više ručnih procesa imate, to više grešaka generirate. Što više grešaka generirate, to više vremena trošite na njihovo popravljanje. Što više vremena trošite na popravljanje, to manje vremena imate za rješavanje korijenskog uzroka.

Zašto ovo ostaje nevidljivo

Ručni procesi opstaju jer se čine normalnim. Svi ih rade. Uvijek se tako radilo. Trenje je distribuirano kroz toliko malih trenutaka da se ni jedan pojedinačni ne čini vrijednim rješavanja.

Tu je i problem vidljivosti. Kada potrošite deset minuta ponovno unoseći podatke, to vrijeme se ne pojavljuje nigdje. Nije praćeno. Nije mjereno. Samo se apsorbira u radni dan.

Trošak je stvaran, ali dokazi su odsutni. Tako da proces nastavlja.

Usporedite ovo s vidljivijim troškom — poput softverske pretplate. Mjesečna naknada od 200 € se proučava. Pojavljuje se na izvodu. Netko je mora odobriti. Ali 40 sati ručnog rada koje bi softver eliminirao? To je nevidljivo. Događa se u raspršenim trenucima tijekom godine, nikad konsolidirano u broj koji itko može vidjeti.

Strukturalni problem

Jednom kada ručni procesi postanu ugrađeni, oni oblikuju tvrtku oko sebe. Odluke o zapošljavanju se donose kako bi ih se održalo. Programi obuke se grade oko njih. Organizacija pretpostavlja da su trajni.

Vidio sam tvrtke koje zapošljavaju zaposlenike na puno radno vrijeme čiji je primarni posao održavanje ručnih procesa koji su trebali biti automatizirani prije godina. Trošak nije samo plaća — to je trošak propuštene prilike. Ta osoba bi mogla raditi posao koji zapravo raste tvrtku.

Još podmuklo, ručni procesi stvaraju ovisnosti o specifičnim ljudima. Ako je Marija jedina koja zna kako uskladiti inventurnu tablicu, tvrtka treba Mariju. Ne zato što Marija ima jedinstvene vještine, već zato što proces živi u njezinoj glavi.

Ovo stvara krhkost. Marija se razboli; usklađivanje se ne dogodi. Marija ode na godišnji; usklađivanje čeka. Marija napusti tvrtku; nitko ne zna što činiti.

Tvrtka postaje talac vlastitih procesa.

Što se zapravo kvari

Šteta od ručnih procesa pojavljuje se na predvidljive načine:

Brzina. Sve traje duže nego što bi trebalo. Ponude koje bi mogle izaći za sat vremena trebaju dan. Narudžbe koje bi mogle biti obrađene odmah čekaju da ih netko ručno unese. Tvrtka se kreće brzinom svog najsporijeg ručnog procesa.

Točnost. Greške se akumuliraju. Male pogreške se pretvaraju u veće. Kupci primaju pogrešne informacije. Računi imaju netočne iznose. Povjerenje erodira.

Kapacitet. Postoji plafon koliko posla tvrtka može podnijeti. Ne možete skalirati ručne procese — možete samo dodati više ljudi koji ih rade. Rast postaje skup i kompliciran.

Moral. Ljudi ne žele provoditi dane na repetitivnim zadacima koje bi stroj mogao raditi. Najbolji zaposlenici odlaze na mjesta gdje se njihovo vrijeme cijeni. Oni koji ostanu postaju nezainteresirani.

Problem mjerenja

Prvi korak je mjerenje što zapravo trošite. Ovo zahtijeva iskrenost.

Odaberite jedan tjedan. Neka svi prate svoje vrijeme na ručnim, repetitivnim zadacima. Ne posao koji zahtijeva prosudbu — posao koji se čini mehaničkim. Kopiranje, unošenje, provjeravanje, ponovno radenje.

Većina tvrtki je šokirana rezultatima. Broj je uvijek veći od očekivanog.

Jednom kada imate broj, možete izračunati. Ako to vrijeme košta 30 € po satu (konzervativna procjena za opterećeni trošak rada), i trošite 20 sati tjedno na ručne procese, to je 31.000 € godišnje. Ne na stvaranje vrijednosti — na održavanje.

Sada imate nešto s čime možete raditi. Sada trošak neradenja ima broj priključen na njega.

Put naprijed

Ne treba svaki ručni proces biti automatiziran. Neki su stvarno jednokratni zadaci koji se ne ponavljaju dovoljno često da opravdaju trošak postavljanja.

Ali većina tvrtki ima barem nekoliko procesa koji su: repetitivni, predvidljivi i konzumiraju značajno vrijeme. Ti su kandidati.

Cilj nije eliminirati svu ljudsku uključenost. Cilj je rezervirati ljudsku uključenost za posao koji zapravo zahtijeva ljudsku prosudbu. Sve ostalo bi trebalo biti automatizirano ili pojednostavljeno do točke gdje traje zanemarivo vrijeme.

Tu sustavno razmišljanje o vašim operacijama postaje esencijalno — ne kupovanje softvera da se označi kućica, već zapravo ispitivanje gdje vrijeme ide i treba li ići tamo.

Povezano

Deep Dive: Sustavi umjesto sati — Zašto razmišljanje u sustavima pobjeđuje razmišljanje u vremenu
Članak: Zašto automatizacija pokvarenog procesa pogoršava stvari — Redoslijed je bitan: prvo popravi, zatim automatiziraj