Usklađenost kao ponašanje sustava

Kad pitam vlasnike tvrtki o njihovoj usklađenosti, najčešći odgovor je neka varijacija "moj računovođa to rješava."

Ovo se čini odgovornim. Računovođe su stručnjaci. Imaju kvalifikacije i softver i profesionalno osiguranje od odgovornosti.

Ali evo problema:

Računovođe rade s podacima nakon što su stvoreni.

Primaju račune, evidencije plaća, izvještaje troškova. Organiziraju te podatke, osiguravaju da zadovoljavaju zakonske zahtjeve i podnose odgovarajuće obrasce.

Ono što ne mogu je kontrolirati kako se ti podaci uopće stvaraju.

To se događa u operacijama.
I operacije su mjesto gdje usklađenost zapravo živi ili umire.

Računovođa je nizvodno od problema.

Usklađenost zapošljavanja:
Vaš računovođa može ispravno izračunati poreze na plaću. Ali ne može osigurati da su klasifikacije zaposlenika ispravne od početka. Ako bi netko trebao biti zaposlenik ali se tretira kao izvođač, računovođa će obraditi plaćanje izvođaču točno kako je naloženo. Pogrešna klasifikacija dogodila se u operacijama.

Dokumentacija troškova:
Vaš računovođa može ispravno kategorizirati troškove. Ali ne može osigurati da svaki trošak ima adekvatnu dokumentaciju kad se dogodi. Ako netko plati gotovinom i ne uzme račun, računovođa ne može rekonstruirati ono što nije postojalo.

Zaštita podataka:
Vaš računovođa radi s financijskim evidencijama. Ali usklađenost sa zakonom o zaštiti podataka događa se svugdje gdje se podaci prikupljaju, pohranjuju i obrađuju. Računovođa nema uvid u to dobiva li vaš marketinški tim pravilnu privolu.

U svim ovim slučajevima, propust usklađenosti dogodio se prije nego što je računovođa ikad vidio papire.

Pravo delegiranje zahtijeva da osoba kojoj delegirate ima kontrolu nad ishodom.

Vaš računovođa kontrolira financijsko izvještavanje.

Ne kontrolira:

- Kako strukturirate radne odnose
- Koja dokumentacija se operativno bilježi
- Kako se pišu ugovori
- Koje podatke prikupljate i kako ih pohranjujete
- Proizvode li vaši procesi usklađene outpute

To su operativne odluke. Donose se svaki dan od strane ljudi koji nisu računovođe.

Računovođa vam može reći da su vaše evidencije u redu.
Ne može vam reći da vaše operacije proizvode evidencije koje bi trebale biti u redu.

Razmotrite radno pravo. Biti usklađen znači:

- Opisi posla koji točno odražavaju dužnosti
- Odluke o klasifikaciji temeljene na stvarnim radnim aranžmanima
- Praćenje vremena koje bilježi stvarnost
- Dokumentacija učinka i discipline
- Pravilno postupanje s prekidima radnog odnosa

Ništa od ovoga nije računovodstvo. To su operacije. To je HR. To je upravljanje.

Ili razmotrite zaštitu podataka. Biti usklađen znači:

- Prakse prikupljanja koje dobivaju pravilnu privolu
- Sustavi pohrane koji su adekvatno osigurani
- Politike zadržavanja koje se zapravo provode
- Procesi odgovora na zahtjeve ispitanika

Opet, ništa od ovoga nije računovodstvo.

Dok financijske evidencije postoje, posao usklađenosti je već obavljen ili nije.

Usklađenost je problem sustava. Mora se dizajnirati u operacije, ne prepustiti naknadnoj obradi.

Operativne kontrolne točke.
U trenutku kad se donose odluke relevantne za usklađenost, trebao bi postojati proces koji osigurava da se donese ispravna odluka. Ne pregled nakon činjenice. Struktura koja čini ispravan izbor zadanim.

Dokumentacija na izvoru.
Ako se nešto mora dokumentirati, ta dokumentacija bi se trebala događati kad se stvar dogodi. Ne kasnije, kad netko juri za računima.

Jasno vlasništvo.
Netko u operacijama mora posjedovati usklađenost za svoju domenu. HR posjeduje usklađenost zapošljavanja. Marketing posjeduje usklađenost zaštite podataka. Prodaja posjeduje usklađenost ugovora. Računovođa ne može posjedovati ono što ne može kontrolirati.

Sustavni pregled.
Redovite revizije operativne usklađenosti da se uhvati odstupanje prije nego postane problem. Preventivno, ne reaktivno.

Evo jednostavnog testa:

Što se događa kad nastane nova situacija i nitko ne gleda?

- Stvara li zadano ponašanje usklađene ishode?
- Ili zahtijeva da se netko sjeti pravila?

Ako usklađenost ovisi o pamćenju, pažnji ili herojstvu, to nije sustav.

Sustavi kodiraju ponašanje.

Kad je sustav ispravan, usklađenost se događa automatski.
Kad je sustav pogrešan, usklađenost zahtijeva stalnu budnost.

Pitanje nije "jesmo li usklađeni?"
Pitanje je "proizvodi li naš sustav usklađeno ponašanje?"

Većina propusta usklađenosti nisu dramatični događaji.

To su tihe akumulacije:

- Izvođač koji je trebao biti zaposlenik, otkriven dvije godine kasnije
- Dokumentacija koja nedostaje i postaje relevantna tijekom revizije
- Podaci zadržani duže nego što politika dopušta
- Privola prikupljena nepravilno kroz tisuće zapisa

Dok ovo izađe na površinu, trošak sanacije daleko premašuje trošak prevencije.

Računovođa ne može spriječiti ove propuste.
Samo operativni sustavi mogu.

Kad je usklađenost ugrađena u operacije:

- Odluke se donose ispravno prema zadanim postavkama
- Dokumentacija se događa automatski
- Problemi isplivaju rano
- Revizije postaju rutina, ne krize
- Ljudi se mogu fokusirati na posao, ne na pamćenje pravila

Cilj nije savršena usklađenost.
To je usklađenost koja ne zahtijeva stalnu pažnju.

Pitanje nije imate li dobrog računovođu.

Pitanje je proizvode li vaše operacije usklađene outpute koje vaš računovođa onda može ispravno obraditi.

Ako je sustav pogrešan uzvodno, nikakva stručnost nizvodno to ne može popraviti.

Usklađenost je ponašanje sustava.
Ugradite je u operacije, ili je jurite zauvijek.