Every few months, someone asks me: “Should we get a CRM or an ERP? Or is there something that does everything?”

The question itself is the problem.

The Tool Shopping Trap

When a business feels operational pain, the first instinct is to look for software. Sales are messy? Must need a CRM. Inventory is chaotic? Must need an ERP. Can’t track anything? Must need an all-in-one platform that handles everything.

But here’s what I’ve observed: businesses that start with tool shopping almost always end up with tools they don’t use. They buy the CRM. Six months later, it’s half-empty and no one trusts the data. They add an ERP. Now they have two systems that don’t talk to each other. They hear about an all-in-one solution. Now they have three tools and still no system.

The tools aren’t the problem. The tools never were.

What CRM, ERP, and “All-in-One” Actually Mean

Let’s be clear about what these terms describe:

CRM (Customer Relationship Management) tracks interactions with customers and prospects. Who did we talk to, when, about what, and what’s the next step. It’s a memory system for relationships.

ERP (Enterprise Resource Planning) tracks resources and operations. Inventory, production, purchasing, finances. It’s a coordination system for stuff and money.

All-in-One promises to do both, plus project management, invoicing, HR, and whatever else fits in the marketing pitch.

Each of these tools assumes you already know what you’re trying to manage. They’re containers for processes that should already exist. But most small businesses don’t have defined processes—they have habits and workarounds.

The Real Question

Before any tool discussion, there’s a simpler question: What are you actually trying to track, and who’s responsible for keeping it accurate?

A CRM without someone who owns pipeline hygiene is just a database of forgotten contacts. An ERP without clear ownership of inventory counts is just an expensive way to generate inaccurate reports. An all-in-one without process clarity is all-in-one chaos.

I’ve seen businesses run effectively on spreadsheets because one person maintained them religiously. I’ve seen businesses drown in enterprise software because no one owned the data or the process.

The tool doesn’t create the discipline. The discipline makes the tool useful.

Why “One Tool for Everything” Rarely Works

The appeal is obvious. One login. One interface. Everything connected. No integration headaches.

But here’s what usually happens:

The tool has seventeen modules. You use three. The modules you use are designed for companies twice your size, so they have features you’ll never need. The modules you don’t use still clutter the interface, create confusion, and make training harder.

Now you’re paying for complexity you don’t want, learning an interface built for problems you don’t have, and wondering why something that’s supposed to simplify your life feels so heavy.

All-in-one tools don’t remove complexity. They consolidate it. And consolidated complexity is still complexity.

What Small Businesses Actually Need

After years of watching software adoption succeed and fail, here’s the pattern that works:

Define the process before picking the tool. What actually needs to happen? Who does it? When? What’s the input, what’s the output? If you can’t answer these questions, no tool will help.

Start with the minimum viable tracking. Most businesses need to know three things: What money is coming in? What money is going out? What are we supposed to do next? Start there. Add complexity only when the simple version breaks.

One owner per system. Not one user—one owner. Someone who’s responsible for data quality, for following up when things slip, for running the reports that surface problems. Without ownership, systems decay.

Usually, you need less than you think. The business that needs a full ERP is rarer than software vendors want you to believe. The business that needs a simple spreadsheet with clear ownership is more common than anyone admits.

The Honest Assessment

Before your next tool purchase, try this exercise:

Write down your top five operational pain points. For each one, ask: Is this a tool problem or a clarity problem?

If you don’t know who’s responsible for tracking inventory, an ERP won’t fix that. If sales data is inconsistent because there’s no process for logging calls, a CRM won’t fix that. If everything feels chaotic because no one has defined what “done” looks like for core tasks, an all-in-one platform will just give you a fancier place to be chaotic.

Tools amplify what’s already there. Clear processes become more efficient. Unclear processes become more visible failures.

What Would Need to Change

If you’re genuinely considering new software, answer these first:

What process will this tool support? (Not replace—support.)
Who will own the data quality?
What happens when someone doesn’t use it correctly?
How will we know it’s working?

If you can’t answer these, you’re not ready for the tool. You’re ready for process design. That’s less exciting than software shopping, but it’s what actually moves the needle.

The best system I’ve seen in a small business was a shared spreadsheet updated by one person every morning. It worked because the process was clear, the ownership was clear, and the behavior was consistent.

Most small businesses need that kind of boring clarity more than they need another login.

Why Your CRM Isn’t Used — The tool isn’t the problem. The behavior is.
Systems Over Hours: Why the Best Work Is Invisible — A deeper look at what it means to install outcomes instead of purchasing software.

Croatian Translation

Svako nekoliko mjeseci netko me pita: “Trebamo li CRM ili ERP? Ili postoji nešto što radi sve?”

Samo pitanje je problem.

Zamka kupovanja alata

Kada tvrtka osjeti operativnu bol, prvi instinkt je potražiti softver. Prodaja je kaotična? Sigurno treba CRM. Inventar je neuredan? Sigurno treba ERP. Ne možete ništa pratiti? Sigurno treba all-in-one platforma koja sve rješava.

Ali evo što sam primijetio: tvrtke koje krenu od kupovanja alata gotovo uvijek završe s alatima koje ne koriste. Kupe CRM. Šest mjeseci kasnije, napola je prazan i nitko ne vjeruje podacima. Dodaju ERP. Sad imaju dva sustava koji ne komuniciraju. Čuju za all-in-one rješenje. Sad imaju tri alata i još uvijek nemaju sustav.

Alati nisu problem. Nikada nisu ni bili.

Što CRM, ERP i “sve-u-jednom” zapravo znače

Budimo jasni što ti pojmovi opisuju:

CRM (Customer Relationship Management) prati interakcije s kupcima i potencijalnim klijentima. S kim smo razgovarali, kada, o čemu, i koji je sljedeći korak. To je sustav pamćenja za odnose.

ERP (Enterprise Resource Planning) prati resurse i operacije. Inventar, proizvodnja, nabava, financije. To je koordinacijski sustav za stvari i novac.

Sve-u-jednom obećava oboje, plus upravljanje projektima, fakturiranje, HR, i što god još stane u marketinški pitch.

Svaki od ovih alata pretpostavlja da već znate što pokušavate upravljati. Oni su spremnici za procese koji bi već trebali postojati. Ali većina malih tvrtki nema definirane procese—imaju navike i zaobilazna rješenja.

Pravo pitanje

Prije bilo kakve rasprave o alatima, postoji jednostavnije pitanje: Što zapravo pokušavate pratiti, i tko je odgovoran za održavanje točnosti?

CRM bez nekoga tko vodi brigu o higijeni pipeline-a je samo baza zaboravljenih kontakata. ERP bez jasnog vlasništva nad brojanjem inventara je samo skup način generiranja netočnih izvještaja. Sve-u-jednom bez jasnoće procesa je sve-u-jednom kaos.

Vidio sam tvrtke koje učinkovito rade na spreadsheetima jer ih jedna osoba religiozno održava. Vidio sam tvrtke koje se guše u enterprise softveru jer nitko nije vlasnik podataka ili procesa.

Alat ne stvara disciplinu. Disciplina čini alat korisnim.

Zašto “jedan alat za sve” rijetko funkcionira

Privlačnost je očita. Jedan login. Jedno sučelje. Sve povezano. Bez problema s integracijom.

Ali evo što se obično događa:

Alat ima sedamnaest modula. Koristite tri. Moduli koje koristite dizajnirani su za tvrtke dvostruko veće od vaše, pa imaju značajke koje nikada nećete trebati. Moduli koje ne koristite i dalje zatrpavaju sučelje, stvaraju konfuziju i otežavaju obuku.

Sada plaćate složenost koju ne želite, učite sučelje građeno za probleme koje nemate, i pitate se zašto nešto što bi trebalo pojednostaviti vaš život djeluje tako teško.

Sve-u-jednom alati ne uklanjaju složenost. Oni je konsolidiraju. A konsolidirana složenost je još uvijek složenost.

Što male tvrtke zapravo trebaju

Nakon godina gledanja uspjeha i neuspjeha usvajanja softvera, evo uzorka koji funkcionira:

Definirajte proces prije odabira alata. Što se zapravo treba dogoditi? Tko to radi? Kada? Što je ulaz, što je izlaz? Ako ne možete odgovoriti na ova pitanja, nijedan alat neće pomoći.

Počnite s minimalnim praćenjem. Većina tvrtki treba znati tri stvari: Koji novac dolazi? Koji novac izlazi? Što dalje trebamo napraviti? Počnite od toga. Dodajte složenost samo kada jednostavna verzija zakaže.

Jedan vlasnik po sustavu. Ne jedan korisnik—jedan vlasnik. Netko tko je odgovoran za kvalitetu podataka, za praćenje kada stvari prokliznu, za izvještaje koji otkrivaju probleme. Bez vlasništva, sustavi propadaju.

Obično trebate manje nego što mislite. Tvrtka kojoj treba puni ERP je rjeđa nego što dobavljači softvera žele da vjerujete. Tvrtka kojoj treba jednostavan spreadsheet s jasnim vlasništvom je češća nego što itko priznaje.

Poštena procjena

Prije sljedeće kupnje alata, pokušajte ovu vježbu:

Zapišite svojih pet najvećih operativnih bolnih točaka. Za svaku, pitajte: Je li ovo problem alata ili problem jasnoće?

Ako ne znate tko je odgovoran za praćenje inventara, ERP to neće popraviti. Ako su prodajni podaci nekonzistentni jer ne postoji proces za bilježenje poziva, CRM to neće popraviti. Ako se sve čini kaotično jer nitko nije definirao kako izgleda “gotovo” za osnovne zadatke, all-in-one platforma će vam samo dati otmjenije mjesto za kaos.

Alati pojačavaju ono što već postoji. Jasni procesi postaju učinkovitiji. Nejasni procesi postaju vidljiviji neuspjesi.

Što bi se trebalo promijeniti

Ako ozbiljno razmišljate o novom softveru, prvo odgovorite na ovo:

Koji proces će ovaj alat podržavati? (Ne zamijeniti—podržavati.)
Tko će biti vlasnik kvalitete podataka?
Što se događa kada netko ne koristi ispravno?
Kako ćemo znati da funkcionira?

Ako ne možete odgovoriti na ovo, niste spremni za alat. Spremni ste za dizajn procesa. To je manje uzbudljivo od kupovanja softvera, ali to je ono što zapravo pomiče stvari.

Najbolji sustav koji sam vidio u maloj tvrtki bio je dijeljeni spreadsheet koji je jedna osoba ažurirala svako jutro. Funkcionirao je jer je proces bio jasan, vlasništvo je bilo jasno, i ponašanje je bilo dosljedno.

Većina malih tvrtki treba takvu vrstu dosadne jasnoće više nego što treba još jedan login.

Povezano

Zašto se vaš CRM ne koristi — Alat nije problem. Ponašanje jest.
Sustavi iznad sati: Zašto je najbolji rad nevidljiv — Dublji pogled na to što znači instalirati ishode umjesto kupovanja softvera.