The demo was impressive. The salesperson showed you everything: project management, CRM, invoicing, time tracking, document storage, team chat, client portals, reporting dashboards. All in one platform. One login. One monthly fee.

You signed up. Three months later, you’re using maybe 20% of it. The rest just… sits there.

This is the normal outcome.

The Promise vs. The Reality

All-in-one software sells a vision: consolidate your scattered tools into one coherent platform. No more switching between apps. No more integration headaches. No more data living in silos.

The promise is simplicity.

But here’s what actually happens. You move from scattered simplicity to consolidated complexity. Before, you had five simple tools that each did one thing. Now you have one complex tool that does five things poorly—or five things well, but in ways you don’t need.

The complexity didn’t disappear. It just moved.

The First Month: Optimism

Week one feels productive. You’re setting things up. Creating projects. Importing contacts. Exploring features. There’s a learning curve, but that’s expected. You’re building something.

Week two, you hit the first friction. The invoicing module doesn’t match your country’s tax requirements. You figure out a workaround. The project templates don’t match how your team actually works. You customize them, sort of. The client portal feature requires your clients to create accounts, and most of them won’t.

Week three, people start asking where things are. “Is that in the CRM section or the Projects section?” “Do I log time in the task or in the time tracking module?” “Where do client emails go?”

Week four, someone finds it easier to just use the old way. They start a side spreadsheet. Someone else keeps using their personal email for client communication “just for quick things.”

The Feature Bloat Problem

Every feature in an all-in-one platform was built for someone. Just probably not you.

The elaborate project management features were built for agencies managing fifty concurrent client projects. You have three. The detailed time tracking was built for companies billing hourly to multiple clients. You charge fixed fees. The client portal was built for businesses with ongoing retainer relationships. You do one-off projects.

None of these features are wrong. They’re just not for your situation. But they’re there, in your interface, every day. They add clicks to navigate around. They add options to menus you’ll never use. They create the nagging sense that you’re somehow not using the tool correctly.

Feature bloat isn’t just annoyance. It’s cognitive overhead. Every time you open the tool, you’re making micro-decisions about where to click, what to ignore, what that unfamiliar icon might do if you accidentally hit it.

The Workaround Accumulation

After a few months, something interesting happens. The team develops workarounds.

The tool has a specific way it wants you to manage tasks. Your work doesn’t fit that way. So you create a naming convention to fake the structure you need. Or you use the notes field to hold information that should go somewhere else. Or you just agree as a team to ignore certain features entirely and pretend they don’t exist.

Each workaround makes sense individually. Collectively, they create a system that’s half the tool’s design and half improvised patches. New team members face an invisible layer of “how we actually use this” that isn’t documented anywhere.

The tool becomes harder to use over time, not easier.

The 20% Reality

Here’s the number that keeps showing up: businesses use about 20% of their all-in-one platform’s capabilities. Sometimes less.

This means you’re paying for—and navigating around—80% of features you don’t use. You’re paying for the infrastructure to support capabilities you’ll never touch. You’re learning an interface designed for use cases that don’t apply to you.

That 80% isn’t free. It’s in your monthly bill. It’s in the complexity of your daily experience. It’s in the time spent in settings panels trying to turn off features you don’t want.

What Consolidation Actually Costs

The pitch for all-in-one software emphasizes what you save: fewer subscriptions, fewer logins, fewer integrations to maintain.

But there’s another ledger.

You lose the ability to swap out one piece when it doesn’t work. If your CRM needs are simple but your project management needs are complex, an all-in-one forces you to accept the same complexity level for both. You can’t upgrade one without the other.

You lose best-of-breed options. Dedicated tools for specific functions are usually better at those functions than the corresponding module in an all-in-one platform. A dedicated invoicing tool is typically better than the invoicing feature in a project management tool that also does invoicing.

You lose exit flexibility. Once your data is consolidated, migrating away becomes a major project. You’re more locked in, not less.

When All-in-One Makes Sense

This isn’t a blanket argument against all-in-one tools. There are situations where they work:

When your business actually needs most of the features. Some businesses genuinely operate at a complexity level where having everything integrated matters. These tend to be larger businesses, not SMBs.

When the tool was built for your specific type of business. Vertical all-in-one platforms—designed for, say, architecture firms or real estate agencies—often work better because the feature set matches actual workflows in that industry.

When the alternative is genuine chaos. If you currently have fifteen tools and no one knows what’s where, consolidation might help even if the consolidated tool isn’t perfect.

The Honest Assessment

Before signing up for all-in-one software, ask:

How many of these features will we actually use regularly?
Which features are must-haves, and which are nice-to-haves we’ll ignore?
What’s our plan when a specific module doesn’t fit our needs?
How will we prevent workaround accumulation?
What would it cost to buy dedicated tools for just the functions we need?

Sometimes the answer is still all-in-one. But often, the honest answer is: we need three simple tools, not one complex platform.

Simplicity isn’t about fewer logins. It’s about less cognitive load, fewer workarounds, and tools that fit how you actually work.

All-in-one doesn’t mean simple. It just means all in one place.

Why Most EU SMB Software Is Overbuilt — Why software designed for American scale doesn’t match European SMB reality.
Systems Over Hours: Why the Best Work Is Invisible — Understanding the difference between tools and actual systems.

Croatian Translation

Demo je bio impresivan. Prodavač vam je pokazao sve: upravljanje projektima, CRM, fakturiranje, praćenje vremena, pohranu dokumenata, timski chat, klijentske portale, dashboard s izvještajima. Sve na jednoj platformi. Jedan login. Jedna mjesečna naknada.

Prijavili ste se. Tri mjeseca kasnije, koristite možda 20% toga. Ostatak samo… stoji.

Ovo je normalan ishod.

Obećanje naspram stvarnosti

Sve-u-jednom softver prodaje viziju: konsolidirajte svoje raspršene alate u jednu koherentnu platformu. Nema više prebacivanja između aplikacija. Nema više problema s integracijom. Nema više podataka koji žive u silosima.

Obećanje je jednostavnost.

Ali evo što se zapravo događa. Prelazite s raspršene jednostavnosti na konsolidiranu složenost. Prije ste imali pet jednostavnih alata od kojih je svaki radio jednu stvar. Sada imate jedan složeni alat koji radi pet stvari loše—ili pet stvari dobro, ali na načine koji vam ne trebaju.

Složenost nije nestala. Samo se premjestila.

Prvi mjesec: Optimizam

Prvi tjedan djeluje produktivno. Postavljate stvari. Kreirate projekte. Uvozite kontakte. Istražujete značajke. Postoji krivulja učenja, ali to je očekivano. Gradite nešto.

Drugi tjedan nailazite na prvo trenje. Modul za fakturiranje ne odgovara poreznim zahtjevima vaše zemlje. Smislite zaobilazno rješenje. Predlošci projekata ne odgovaraju načinu na koji vaš tim zapravo radi. Prilagođavate ih, nekako. Značajka klijentskog portala zahtijeva da vaši klijenti kreiraju račune, a većina njih neće.

Treći tjedan, ljudi počinju pitati gdje su stvari. “Je li to u CRM sekciji ili sekciji Projekti?” “Zapisujem li vrijeme u zadatak ili u modul za praćenje vremena?” “Kamo idu e-mailovi klijenata?”

Četvrti tjedan, netko nalazi da je lakše samo koristiti stari način. Pokreću paralelni spreadsheet. Netko drugi nastavlja koristiti svoj osobni email za komunikaciju s klijentima “samo za brze stvari.”

Problem prenapuhanosti značajkama

Svaka značajka u sve-u-jednom platformi napravljena je za nekoga. Samo vjerojatno ne za vas.

Elaborirane značajke upravljanja projektima napravljene su za agencije koje vode pedeset paralelnih klijentskih projekata. Vi imate tri. Detaljno praćenje vremena napravljeno je za tvrtke koje naplaćuju po satu više klijenata. Vi naplaćujete fiksne cijene. Klijentski portal napravljen je za tvrtke s tekućim retainer odnosima. Vi radite jednokratne projekte.

Nijedna od ovih značajki nije pogrešna. Samo nisu za vašu situaciju. Ali tu su, u vašem sučelju, svaki dan. Dodaju klikove za navigaciju. Dodaju opcije u izbornike koje nikada nećete koristiti. Stvaraju neugodni osjećaj da nekako ne koristite alat ispravno.

Prenapuhanost značajkama nije samo smetnja. To je kognitivno opterećenje. Svaki put kada otvorite alat, donosite mikro-odluke o tome gdje kliknuti, što ignorirati, što bi ta nepoznata ikona mogla napraviti ako je slučajno pritisnete.

Akumulacija zaobilaznih rješenja

Nakon nekoliko mjeseci, događa se nešto zanimljivo. Tim razvija zaobilazna rješenja.

Alat ima specifičan način na koji želi da upravljate zadacima. Vaš posao ne pristaje tom načinu. Pa stvarate konvenciju imenovanja da lažirate strukturu koja vam treba. Ili koristite polje za bilješke da držite informacije koje bi trebale biti negdje drugdje. Ili se jednostavno kao tim dogovorite da potpuno ignorirate određene značajke i pretvarate se da ne postoje.

Svako zaobilazno rješenje ima smisla pojedinačno. Kolektivno, stvaraju sustav koji je napola dizajn alata i napola improvizirane zakrpe. Novi članovi tima suočavaju se s nevidljivim slojem “kako to zapravo koristimo” koji nigdje nije dokumentiran.

Alat postaje teži za korištenje s vremenom, ne lakši.

Stvarnost od 20%

Evo broja koji se stalno pojavljuje: tvrtke koriste oko 20% mogućnosti svoje sve-u-jednom platforme. Ponekad manje.

To znači da plaćate—i navigirate oko—80% značajki koje ne koristite. Plaćate infrastrukturu za podršku mogućnostima koje nikada nećete dirati. Učite sučelje dizajnirano za slučajeve korištenja koji se ne primjenjuju na vas.

Tih 80% nije besplatno. U vašem je mjesečnom računu. U složenosti vašeg svakodnevnog iskustva. U vremenu provedenom u panelima postavki pokušavajući isključiti značajke koje ne želite.

Što konsolidacija zapravo košta

Pitch za sve-u-jednom softver naglašava što štedite: manje pretplata, manje prijava, manje integracija za održavanje.

Ali postoji druga knjiga.

Gubite mogućnost zamjene jednog dijela kada ne funkcionira. Ako su vaše CRM potrebe jednostavne ali potrebe za upravljanjem projektima složene, sve-u-jednom vas prisiljava prihvatiti istu razinu složenosti za oboje. Ne možete nadograditi jedno bez drugog.

Gubite best-of-breed opcije. Namjenski alati za specifične funkcije obično su bolji u tim funkcijama od odgovarajućeg modula u sve-u-jednom platformi. Namjenski alat za fakturiranje je tipično bolji od značajke fakturiranja u alatu za upravljanje projektima koji također radi fakturiranje.

Gubite fleksibilnost izlaska. Jednom kada su vaši podaci konsolidirani, migracija postaje veliki projekt. Više ste zaključani, ne manje.

Kada sve-u-jednom ima smisla

Ovo nije paušalni argument protiv sve-u-jednom alata. Postoje situacije gdje funkcioniraju:

Kada vaša tvrtka zapravo treba većinu značajki. Neke tvrtke istinski operiraju na razini složenosti gdje integriranost svega ima značaj. To su obično veće tvrtke, ne male i srednje.

Kada je alat izgrađen za vaš specifični tip poslovanja. Vertikalne sve-u-jednom platforme—dizajnirane, recimo, za arhitektonske urede ili agencije za nekretnine—često rade bolje jer set značajki odgovara stvarnim radnim tokovima u toj industriji.

Kada je alternativa istinski kaos. Ako trenutno imate petnaest alata i nitko ne zna što je gdje, konsolidacija može pomoći čak i ako konsolidirani alat nije savršen.

Poštena procjena

Prije prijave za sve-u-jednom softver, pitajte:

Koliko ćemo ovih značajki zapravo redovito koristiti?
Koje su značajke nužne, a koje su nice-to-have koje ćemo ignorirati?
Koji je naš plan kada određeni modul ne odgovara našim potrebama?
Kako ćemo spriječiti akumulaciju zaobilaznih rješenja?
Koliko bi koštalo kupiti namjenske alate samo za funkcije koje trebamo?

Ponekad je odgovor još uvijek sve-u-jednom. Ali često, iskren odgovor je: trebamo tri jednostavna alata, ne jednu složenu platformu.

Jednostavnost nije u manje prijava. U manje kognitivnog opterećenja, manje zaobilaznih rješenja, i alatima koji odgovaraju načinu na koji zapravo radite.

Sve-u-jednom ne znači jednostavno. Samo znači sve na jednom mjestu.

Povezano

Zašto je većina EU softvera za male tvrtke prekomplicirana — Zašto softver dizajniran za američku skalu ne odgovara europskoj SMB stvarnosti.
Sustavi iznad sati: Zašto je najbolji rad nevidljiv — Razumijevanje razlike između alata i stvarnih sustava.