Something interesting happens when a business gets its first real system working. Not a tool that sits there, not a process document that nobody reads—a system that actually runs, reliably, without constant attention.

The immediate reaction is relief. “Finally, this one thing isn’t a problem anymore.”

The second reaction is uncomfortable. Looking around, suddenly everything else looks worse. Systems create contrast. And contrast creates pressure.

The Reference Point Shift

Before you have a working system, chaos is just the water you swim in. Nothing works smoothly, so nothing stands out as particularly broken. It’s all just “how things are.”

After one thing works smoothly, the broken things become conspicuous. You know what reliable feels like now. You’ve experienced a process that doesn’t require heroics. The baseline has moved.

This is the moment I hear: “Why can’t our [other area] work like this?” The sales pipeline that used to be acceptable is now obviously messy. The client onboarding that seemed fine is now clearly fragmented. The invoicing that “worked” now reveals itself as a series of workarounds.

The first working system doesn’t just solve one problem. It exposes all the others.

The Discomfort of Contrast

This exposure can be uncomfortable. You went from not noticing problems to noticing them everywhere. It can feel like the business got worse, even though it got better.

One founder told me: “I almost wish we hadn’t fixed the first thing. Now I can’t unsee everything else.”

This is normal. It’s also good. The problems were always there—you just couldn’t see them because you had no reference point. Now you do.

The discomfort is information. It tells you where the next constraints are. It tells you what’s now bottlenecking performance. It tells you what your team has been working around without realizing it.

The Compounding Effect

Here’s what makes that first system so important: it compounds.

Once one thing works reliably, you have more capacity. The time you used to spend managing that chaos is now available. The mental energy that went into firefighting is freed up. The team has space to breathe.

That space can be used to fix the next thing. And when the second thing works, you have even more capacity. Each working system makes the next one easier to build.

This is why I often advise starting small. Don’t try to fix everything at once. Fix one thing properly. Get it stable. Then use that foundation—and the capacity it frees—to fix the next.

The businesses that transform aren’t the ones that overhaul everything simultaneously. They’re the ones that sequence their improvements and let each one fund the next.

What Usually Happens Next

After the first system works, I see a few common patterns:

Pattern 1: Appetite grows. The team sees what’s possible. They want more of it. The resistance to change that existed before diminishes because now they’ve experienced the payoff. “Let’s fix the next thing” becomes a pull, not a push.

Pattern 2: Standards rise. What was acceptable before is no longer acceptable. “Good enough” isn’t good enough anymore. This can create tension—people resist having their work judged against a new standard—but it ultimately raises the quality of everything.

Pattern 3: Hidden heroes surface. When chaos is normal, certain people survive by being heroic. They manually catch errors. They remember what the system doesn’t track. They save the day repeatedly. Once systems work, these heroic interventions become visible—both the value they provided and the fragility they masked.

Pattern 4: New bottlenecks emerge. The system you fixed wasn’t operating in isolation. It was connected to other systems, other processes. When you fix one, the flow increases, and you discover what downstream can’t handle the new volume. This is good—you’re finding the next constraint.

The Temptation to Stop

Some businesses build one system, exhale, and stop. “We fixed the big problem. Now we can get back to normal.”

This is a missed opportunity. The moment after the first system works is when momentum is highest. The team has seen success. The skeptics have been proven wrong. The capability exists.

Stopping here lets the contrast fade. In six months, the working system becomes normal, and the broken systems become invisible again. The reference point resets to a lower bar.

The discipline is to capture the momentum. What’s the next system to build? What’s now the biggest constraint? Don’t let the energy dissipate.

Why One Isn’t Enough

A business with one working system and chaos everywhere else is better than total chaos, but it’s not stable. The working system is an island. It depends on people managing the chaos around it.

The real transformation happens when systems start to connect. When the sales system feeds reliably into the delivery system. When the delivery system feeds reliably into the invoicing system. When the invoicing system feeds reliable data into financial planning.

That’s when you stop managing chaos and start managing a business.

The Question to Ask

If you’ve recently gotten one thing working properly—really working, not just “good enough”—ask yourself:

What does the success of this system reveal about everything else?

The answer will show you where to go next. The contrast isn’t a problem to be avoided. It’s a compass.

One working system is proof that things can work. It’s also an invitation to keep going. The businesses that thrive take that invitation seriously.

When Systems Are the Right Answer — How to know if your problem is a systems problem or something else.
Systems Over Hours: Why the Best Work Is Invisible — Understanding why invisible infrastructure matters more than visible effort.

Croatian Translation

Nešto zanimljivo se događa kada tvrtka dobije svoj prvi pravi funkcionalni sustav. Ne alat koji samo stoji, ne procesni dokument koji nitko ne čita—sustav koji zapravo radi, pouzdano, bez konstantne pažnje.

Neposredna reakcija je olakšanje. “Konačno, ova jedna stvar više nije problem.”

Druga reakcija je neugodna. Gledajući okolo, odjednom sve ostalo izgleda gore. Sustavi stvaraju kontrast. A kontrast stvara pritisak.

Promjena referentne točke

Prije nego imate funkcionalni sustav, kaos je samo voda u kojoj plivate. Ništa ne radi glatko, pa ništa ne ističe kao posebno pokvareno. Sve je samo “kako stvari stoje.”

Nakon što jedna stvar radi glatko, pokvarene stvari postaju uočljive. Sada znate kako pouzdanost izgleda. Iskusili ste proces koji ne zahtijeva heroizam. Polazna točka se pomaknula.

Ovo je trenutak kada čujem: “Zašto naš [drugi dio] ne može raditi ovako?” Sales pipeline koji je bio prihvatljiv sada je očito neuredan. Onboarding klijenata koji se činio ok sada je jasno fragmentiran. Fakturiranje koje je “radilo” sada se otkriva kao niz zaobilaznih rješenja.

Prvi funkcionalni sustav ne rješava samo jedan problem. On razotkriva sve ostale.

Neugodnost kontrasta

Ovo razotkrivanje može biti neugodno. Prešli ste od neprimjećivanja problema do primjećivanja svugdje. Može se činiti kao da je posao postao gori, iako je postao bolji.

Jedan osnivač mi je rekao: “Skoro da mi je žao što nismo popravili prvu stvar. Sada ne mogu od-vidjeti sve ostalo.”

To je normalno. Također je dobro. Problemi su uvijek bili tu—samo ih niste mogli vidjeti jer niste imali referentnu točku. Sada imate.

Neugodnost je informacija. Govori vam gdje su sljedeća ograničenja. Govori vam što sada ograničava performanse. Govori vam oko čega je vaš tim radio bez da je to shvaćao.

Učinak slaganja

Evo što čini taj prvi sustav tako važnim: slaže se.

Jednom kad jedna stvar radi pouzdano, imate više kapaciteta. Vrijeme koje ste trošili upravljajući tim kaosom sada je dostupno. Mentalna energija koja je išla u gašenje požara je oslobođena. Tim ima prostora za disanje.

Taj prostor se može koristiti za popravljanje sljedeće stvari. I kad druga stvar radi, imate još više kapaciteta. Svaki funkcionalni sustav čini sljedeći lakšim za izgradnju.

Zato često savjetujem da počnete malo. Ne pokušavajte popraviti sve odjednom. Popravite jednu stvar kako treba. Stabilizirajte je. Onda koristite taj temelj—i kapacitet koji oslobađa—za popravljanje sljedeće.

Tvrtke koje se transformiraju nisu one koje sve restrukturiraju istovremeno. To su one koje sekvenciraju svoje poboljšanje i dopuštaju da svako financira sljedeće.

Što se obično događa dalje

Nakon što prvi sustav proradi, vidim nekoliko uobičajenih obrazaca:

Obrazac 1: Apetit raste. Tim vidi što je moguće. Žele više toga. Otpor promjeni koji je postojao prije se smanjuje jer su sada iskusili isplativost. “Popravimo sljedeću stvar” postaje povlačenje, ne guranje.

Obrazac 2: Standardi rastu. Ono što je bilo prihvatljivo prije više nije prihvatljivo. “Dovoljno dobro” više nije dovoljno dobro. Ovo može stvoriti tenziju—ljudi se opiru da im se rad ocjenjuje prema novom standardu—ali u konačnici podiže kvalitetu svega.

Obrazac 3: Skriveni heroji izlaze na površinu. Kad je kaos normalan, određeni ljudi preživljavaju bivajući herojski. Ručno hvataju greške. Pamte ono što sustav ne prati. Spašavaju dan ponavljano. Jednom kad sustavi rade, te herojske intervencije postaju vidljive—i vrijednost koju su pružale i krhkost koju su maskirale.

Obrazac 4: Nova uska grla se pojavljuju. Sustav koji ste popravili nije operirao u izolaciji. Bio je povezan s drugim sustavima, drugim procesima. Kad popravite jedan, protok se povećava, i otkrivate što downstream ne može podnijeti novi volumen. To je dobro—nalazite sljedeće ograničenje.

Iskušenje da se stane

Neke tvrtke izgrade jedan sustav, izdahnu, i stanu. “Popravili smo veliki problem. Sada se možemo vratiti normalnom.”

Ovo je propuštena prilika. Trenutak nakon što prvi sustav proradi je kad je momentum najviši. Tim je vidio uspjeh. Skeptici su dokazani pogrešnima. Sposobnost postoji.

Stajanje ovdje dopušta da kontrast izblijedi. Za šest mjeseci, funkcionalni sustav postaje normalan, i pokvareni sustavi opet postaju nevidljivi. Referentna točka se resetira na nižu ljestvicu.

Disciplina je uhvatiti momentum. Koji je sljedeći sustav za izgraditi? Što je sada najveće ograničenje? Ne dopustite da se energija rasprši.

Zašto jedan nije dovoljan

Tvrtka s jednim funkcionalnim sustavom i kaosom svugdje drugdje je bolja od totalnog kaosa, ali nije stabilna. Funkcionalni sustav je otok. Ovisi o ljudima koji upravljaju kaosom oko njega.

Prava transformacija se događa kad sustavi počnu biti povezani. Kad sales sustav pouzdano hrani delivery sustav. Kad delivery sustav pouzdano hrani sustav fakturiranja. Kad sustav fakturiranja hrani pouzdane podatke u financijsko planiranje.

Tada prestajete upravljati kaosom i počinjete upravljati poslovanjem.

Pitanje za postaviti

Ako ste nedavno dobili jednu stvar da radi kako treba—stvarno radi, ne samo “dovoljno dobro”—pitajte se:

Što uspjeh ovog sustava otkriva o svemu ostalom?

Odgovor će vam pokazati kamo ići dalje. Kontrast nije problem koji treba izbjegavati. On je kompas.

Jedan funkcionalni sustav je dokaz da stvari mogu raditi. Također je poziv da nastavite. Tvrtke koje napreduju shvaćaju taj poziv ozbiljno.

Povezano

Kada su sustavi pravi odgovor — Kako znati je li vaš problem problem sustava ili nešto drugo.
Sustavi iznad sati: Zašto je najbolji rad nevidljiv — Razumijevanje zašto nevidljiva infrastruktura znači više od vidljivog napora.