Why 'We'll Figure It Out on Site' Always Fails
On-site improvisation is expensive. Decisions made under pressure are usually wrong. The site is for execution, not design.
There’s a phrase I hear in event production that always signals trouble ahead: “We’ll figure it out on site.”
It sounds like flexibility. Adaptability. A team that can handle whatever comes.
What it actually means is: we haven’t done the thinking yet, and we’re betting that pressure and exhaustion will produce better decisions than preparation would have.
That bet almost never pays off.
The Appeal of On-Site Problem Solving
I understand why teams default to this approach.
Planning is slow. Questions feel endless. The venue hasn’t sent final measurements. The client keeps changing requirements. The rental company can’t confirm availability until the week before.
At some point, it seems easier to just show up and deal with reality. You’ll have the actual space, the actual equipment, the actual constraints. Surely that’s better than planning around incomplete information.
Except the site comes with something else: the clock.
What Pressure Does to Decisions
On-site, time compresses. Doors open at a specific hour. The program starts at a specific minute. There’s no “let’s table this and revisit tomorrow.”
Under time pressure, decisions get made fast. But fast isn’t the same as good.
You optimize for speed, not quality. The first solution that works becomes the solution. Not the best solution — the fastest one to implement. You don’t have time to explore alternatives.
You lose context. The person making the decision on site may not know the full picture. Why did we want the stage positioned this way? What was the original concern about sight lines? The reasoning lived in a planning session two weeks ago, and it didn’t make it to the venue.
You can’t undo easily. Moving a stage once it’s set is hours of work. Rerouting cables after they’re run is expensive. Decisions made on site tend to be sticky, even when they’re wrong.
Fatigue accumulates. Event days are long. The same person who made a sharp decision at hour two is making decisions at hour twelve. Judgment degrades. Patience disappears. The quality of problem-solving drops.
The Hidden Cost
The immediate cost of on-site problem-solving is time. Decisions that could have been made in a conference room, with coffee and a whiteboard, now get made in a loading dock while the caterer waits.
But there are deeper costs.
Budget. Improvised solutions are usually more expensive. You need expedited rentals. You need more labor hours. You pay rush charges because you’re solving problems that should have been solved weeks ago.
Relationships. Vendors and crew get frustrated when they’re asked to adapt on the fly. The lighting designer who was told one thing in pre-production and another thing on site will charge more next time — or not work with you again.
Quality. The final product suffers. Not catastrophically, usually. Just… less good than it could have been. The stage placement that was figured out on site is functional but not optimal. The flow could have been better. The details weren’t refined.
People. Teams burn out faster when every event is a crisis. The best crew members avoid jobs where they know they’ll spend all day improvising. Over time, you lose access to talent because your reputation is chaos.
What “Figure It Out” Actually Means
When someone says “we’ll figure it out on site,” they’re often saying one of these things:
“I don’t want to have this conversation right now.” The decision requires thought, and thought requires time. Deferring feels easier.
“I don’t have the information I need.” Which is sometimes true — but often, the information could be obtained with a phone call or a site visit.
“I’m confident in our ability to improvise.” Which might be warranted for small adjustments. But systems-level decisions made under pressure are reliably worse than systems-level decisions made in advance.
“I’ve done this before.” Experience matters. But past success with improvisation often means you got lucky, not that the approach is sound.
The Line Between Flexibility and Negligence
Some amount of on-site adaptation is inevitable. The venue layout isn’t exactly like the drawings. The client makes a last-minute request. Something arrives damaged and needs replacement.
Good teams handle these surprises well. That’s different from planning to be surprised.
The line is whether you’re adapting within a framework or creating the framework on the fly.
If the stage position, power distribution, signal flow, and crew responsibilities are determined in advance, adapting when the venue door is narrower than expected is manageable. If none of that is settled and you’re making all those decisions while simultaneously dealing with the narrow door, you’re in chaos.
Flexibility means having enough slack in the system to absorb variance. “Figure it out on site” means having no system at all.
What Should Happen Instead
The site visit happens weeks before, not days. Measurements are confirmed. Photos are taken. Questions are asked.
Critical decisions are made in meetings, documented, and communicated. Stage position. Power requirements. Load-in schedule. Who owns what.
The advance includes specific scenarios. What if it rains? What if the keynote runs long? What if the projector fails? Not every scenario — the likely ones.
The site becomes a place for execution. The design work is done. The decisions are made. The team arrives knowing what they’re building, not figuring out what to build.
The Boring Truth
Events that run smoothly are boring to execute. The excitement happens in pre-production — the site visits, the planning sessions, the endless questions that feel tedious.
On event day, a well-planned show is mostly waiting. Waiting for the next cue. Waiting for the next transition. Making minor adjustments to a plan that already works.
The teams that “figure it out on site” look busy. Heroic, even. Running around solving problems, making quick decisions, pulling it together at the last minute.
But busyness isn’t quality. Heroics are a sign that something went wrong upstream. The goal isn’t to be good at improvising. The goal is to minimize how much improvising you need to do.
Figure it out before you arrive. The site is for execution, not design.
Related
- Article: What Live Events Teach You About Systems — The systems that survive pressure, fatigue, and imperfect people are worth studying.
- Deep Dive: Building Systems Inside Seasonal Chaos — How to create operational stability when your business has inherent unpredictability.
Croatian / Hrvatski
Postoji fraza koju čujem u produkciji događaja i koja uvijek signalizira nadolazeće probleme: “Riješit ćemo to na lokaciji.”
Zvuči kao fleksibilnost. Prilagodljivost. Tim koji može riješiti sve što dođe.
Ono što zapravo znači je: još nismo razmislili o tome i kladimo se da će pritisak i iscrpljenost proizvesti bolje odluke nego što bi priprema.
Ta oklada gotovo nikad nije isplativa.
Privlačnost rješavanja problema na lokaciji
Razumijem zašto timovi pribjegavaju ovom pristupu.
Planiranje je sporo. Pitanja se čine beskrajnima. Mjesto još nije poslalo konačne mjere. Klijent stalno mijenja zahtjeve. Tvrtka za iznajmljivanje ne može potvrditi dostupnost do tjedan dana prije.
U nekom trenutku čini se lakšim jednostavno doći i nositi se sa stvarnošću. Imat ćete stvarni prostor, stvarnu opremu, stvarna ograničenja. Sigurno je to bolje od planiranja oko nepotpunih informacija.
Osim što lokacija dolazi s nečim drugim: satom.
Što pritisak čini odlukama
Na lokaciji vrijeme se komprimira. Vrata se otvaraju u određeno vrijeme. Program počinje u određenoj minuti. Nema “odgodimo ovo i vratimo se sutra.”
Pod vremenskim pritiskom odluke se donose brzo. Ali brzo nije isto što i dobro.
Optimizirate za brzinu, ne za kvalitetu. Prvo rješenje koje radi postaje rješenje. Ne najbolje rješenje — najbrže za implementaciju. Nemate vremena istraživati alternative.
Gubite kontekst. Osoba koja donosi odluku na lokaciji možda ne poznaje cijelu sliku. Zašto smo htjeli da pozornica bude pozicionirana ovako? Koja je bila izvorna zabrinutost o linijama pogleda? Obrazloženje je postojalo na sastanku planiranja prije dva tjedna i nije stiglo do lokacije.
Ne možete lako poništiti. Premještanje pozornice nakon što je postavljena zahtijeva sate rada. Preusmjeravanje kabela nakon što su položeni je skupo. Odluke donesene na lokaciji imaju tendenciju da se zadržavaju, čak i kad su pogrešne.
Umor se akumulira. Dani događaja su dugi. Ista osoba koja je donijela oštru odluku u drugom satu donosi odluke u dvanaestom satu. Prosudba se pogoršava. Strpljenje nestaje. Kvaliteta rješavanja problema pada.
Skriveni trošak
Neposredni trošak rješavanja problema na lokaciji je vrijeme. Odluke koje su se mogle donijeti u konferencijskoj sobi, uz kavu i bijelu ploču, sada se donose u rampi za istovar dok dostavljač hrane čeka.
Ali postoje dublji troškovi.
Budžet. Improvizirana rješenja su obično skuplja. Trebate ubrzane isporuke najma. Trebate više radnih sati. Plaćate hitne naknade jer rješavate probleme koji su trebali biti riješeni prije tjedana.
Odnosi. Dobavljači i ekipa postaju frustrirani kad se od njih traži prilagodba u hodu. Dizajner rasvjete kojem je rečeno jedno u pretprodukciji, a drugo na lokaciji, naplatit će više sljedeći put — ili više neće raditi s vama.
Kvaliteta. Konačni proizvod pati. Ne katastrofalno, obično. Samo… manje dobro nego što je mogao biti. Pozicija pozornice koja je osmišljena na lokaciji je funkcionalna, ali nije optimalna. Protok je mogao biti bolji. Detalji nisu dorađeni.
Ljudi. Timovi brže izgaraju kad je svaki događaj kriza. Najbolji članovi ekipe izbjegavaju poslove gdje znaju da će cijeli dan improvizirati. S vremenom gubite pristup talentu jer vam je reputacija kaos.
Što “riješit ćemo to” zapravo znači
Kad netko kaže “riješit ćemo to na lokaciji,” često govori nešto od ovoga:
“Ne želim sada imati ovaj razgovor.” Odluka zahtijeva razmišljanje, a razmišljanje zahtijeva vrijeme. Odgoda se čini lakšom.
“Nemam informacije koje trebam.” Što je ponekad istina — ali često se informacije mogu dobiti telefonskim pozivom ili posjetom lokaciji.
“Uvjeren sam u našu sposobnost improvizacije.” Što može biti opravdano za male prilagodbe. Ali odluke na razini sustava donesene pod pritiskom pouzdano su lošije od odluka donesenih unaprijed.
“Radio sam ovo prije.” Iskustvo je važno. Ali prošli uspjeh s improvizacijom često znači da ste imali sreće, ne da je pristup ispravan.
Granica između fleksibilnosti i nemara
Određena količina prilagodbe na lokaciji je neizbježna. Raspored mjesta nije točno kao na crtežima. Klijent ima zahtjev u zadnji čas. Nešto stigne oštećeno i treba zamjenu.
Dobri timovi dobro rješavaju ta iznenađenja. To je različito od planiranja da budete iznenađeni.
Granica je prilagođavate li se unutar okvira ili stvarate okvir u hodu.
Ako su pozicija pozornice, distribucija struje, tok signala i odgovornosti ekipe određene unaprijed, prilagodba kad su vrata mjesta uža nego što se očekivalo je izvediva. Ako ništa od toga nije riješeno i donosite sve te odluke dok se istovremeno nosite s uskim vratima, u kaosu ste.
Fleksibilnost znači imati dovoljno prostora u sustavu za apsorpciju varijance. “Riješit ćemo na lokaciji” znači uopće nemati sustav.
Što bi se trebalo događati umjesto toga
Posjet lokaciji se događa tjednima prije, ne danima. Mjere su potvrđene. Fotografije su snimljene. Pitanja su postavljena.
Kritične odluke se donose na sastancima, dokumentiraju i komuniciraju. Pozicija pozornice. Zahtjevi za strujom. Raspored utovara. Tko posjeduje što.
Priprema uključuje specifične scenarije. Što ako bude kiša? Što ako uvodna riječ potraje predugo? Što ako projektor otkaže? Ne svaki scenarij — one vjerojatne.
Lokacija postaje mjesto za izvršenje. Dizajnerski posao je gotov. Odluke su donesene. Tim dolazi znajući što grade, ne shvaćajući što graditi.
Dosadna istina
Događaji koji teku glatko dosadni su za izvršenje. Uzbuđenje se događa u pretprodukciji — posjeti lokaciji, sastanci planiranja, beskrajna pitanja koja se čine dosadnima.
Na dan događaja, dobro isplanirana predstava je uglavnom čekanje. Čekanje na sljedeći znak. Čekanje na sljedeću tranziciju. Male prilagodbe planu koji već funkcionira.
Timovi koji “rješavaju na lokaciji” izgledaju zauzetno. Čak herojski. Trče okolo rješavajući probleme, donoseći brze odluke, slažući sve u zadnji trenutak.
Ali zauzetost nije kvaliteta. Herojstvo je znak da je nešto pošlo po zlu ranije. Cilj nije biti dobar u improvizaciji. Cilj je minimizirati koliko improvizacije trebate.
Riješite to prije nego stignete. Lokacija je za izvršenje, ne za dizajn.