Why 'My Accountant Handles It' Isn't a System

English

The Observation

When I ask business owners about their compliance—tax obligations, regulatory requirements, employment law, data protection—the most common answer is some variation of “my accountant handles it.”

This is understandable. Accountants are experts. They have credentials and software and professional liability insurance. It feels responsible to delegate compliance to someone qualified.

But here’s the problem: accountants work with data after it’s created. They receive invoices, payroll records, expense reports, and transaction logs. They organize this data, ensure it meets legal requirements, and file the appropriate forms.

What they can’t do is control how that data gets created in the first place. That happens in operations. And operations is where compliance actually lives or dies.

What Breaks

The accountant sees the data after the fact. By the time they see it, the error has already happened.

Employment compliance: Your accountant can calculate payroll taxes correctly. But they can’t ensure that your employee classifications are correct in the first place. If someone should be an employee but is treated as a contractor, the accountant will process the contractor payment exactly as instructed. The misclassification—the actual compliance failure—happened in operations, when the working relationship was structured incorrectly.

Expense documentation: Your accountant can categorize expenses properly. But they can’t ensure that every expense has adequate documentation at the time it occurs. If someone pays cash for a business meal and doesn’t get a receipt, the accountant can’t recreate what didn’t exist. The documentation failure happened in operations, in the moment.

Revenue recognition: Your accountant can apply accounting standards correctly. But they can’t control how sales agreements are written or when delivery is documented. If the operational process creates ambiguity, the accountant inherits that ambiguity.

Data protection: Your accountant handles financial records. But compliance with data protection law happens everywhere data is collected, stored, and processed. The accountant has no visibility into whether your marketing team is getting proper consent, or whether customer data is being secured appropriately.

In all these cases, the compliance failure happened before the accountant ever saw the paperwork. The accountant is downstream of the problem.

The Delegation Illusion

“My accountant handles it” feels like delegation. It feels like the problem is solved because a professional is managing it.

But true delegation requires that the person you’re delegating to has control over the outcome. Your accountant controls financial reporting. They don’t control:

• How you structure working relationships
• What documentation gets captured operationally
• How contracts are written
• What data you collect and how you store it
• Whether your processes create compliant outputs

These are operational decisions. They’re made every day by people who aren’t accountants. And they determine whether your business is actually compliant, regardless of how good your accounting is.

The accountant can tell you that your records are in order. They can’t tell you that your operations produce records that should be in order.

The System Gap

Compliance isn’t a filing activity. It’s embedded in how a business operates.

Consider employment law. Being compliant means:

• Job descriptions that accurately reflect duties
• Classification decisions based on actual work arrangements
• Time tracking that captures reality
• Documentation of performance and discipline
• Proper handling of terminations

None of this is accounting. It’s operations. It’s HR. It’s management. The accountant only enters the picture after these decisions create data that needs to be recorded.

Or consider data protection. Being compliant means:

• Collection practices that get proper consent
• Storage systems that are adequately secured
• Retention policies that are actually enforced
• Response processes for data subject requests
• Documentation of processing activities

Again, none of this is accounting. By the time financial records exist, the data protection compliance work is already done (or not done).

What Actually Works

Compliance is a system problem. It needs to be designed into operations, not handed off to post-hoc processing.

Operational checkpoints: The moment compliance-relevant decisions are made—classification, documentation, data handling—there should be a process that ensures the right choice gets made. Not a review after the fact, but a structure that makes the right choice the default.

Documentation at the source: If something needs to be documented for compliance, that documentation should happen when the thing happens. Not later, when someone is chasing receipts or trying to remember what was agreed.

Clear ownership: Someone in operations needs to own compliance for their domain. HR owns employment compliance. Marketing owns data protection compliance. Sales owns contract compliance. The accountant can’t own what they can’t control.

Systematic review: Regular audits of operational compliance—not just financial records—to catch drift before it becomes a problem. This is preventive, not reactive.

The accountant remains important. They’re experts in financial compliance and reporting. But they’re one part of a system, not the system itself.

The Outcome

Compliance is a system problem, not an accounting problem.

Your accountant handles the accounting. That’s valuable and necessary. But if you think that covers compliance, you’re exposed in all the places where compliance happens operationally—which is most places.

The question isn’t whether you have a good accountant. The question is whether your operations produce compliant outputs that your accountant can then process correctly.

If the system is wrong upstream, no amount of expertise downstream can fix it.

For more on how compliance behavior emerges from systems: Why Compliance Is System Behavior

Compliance Systems

How compliance actually works when it's built into operations

Read Deep Dive

---

Hrvatski

Opažanje

Kada pitam vlasnike poduzeća o njihovoj usklađenosti—poreznim obvezama, regulatornim zahtjevima, radnom pravu, zaštiti podataka—najčešći odgovor je neka varijacija “moj računovođa to rješava.”

Ovo je razumljivo. Računovođe su stručnjaci. Imaju vjerodajnice i softver i profesionalno osiguranje od odgovornosti. Čini se odgovornim delegirati usklađenost nekome kvalificiranom.

Ali evo problema: računovođe rade s podacima nakon što su stvoreni. Primaju račune, evidencije plaća, izvještaje o troškovima i dnevnike transakcija. Organiziraju te podatke, osiguravaju da zadovoljavaju zakonske zahtjeve i podnose odgovarajuće obrasce.

Ono što ne mogu je kontrolirati kako se ti podaci uopće stvaraju. To se događa u operacijama. A operacije su mjesto gdje usklađenost zapravo živi ili umire.

Što se kvari

Računovođa vidi podatke nakon činjenice. Do trenutka kad ih vidi, greška se već dogodila.

Usklađenost zapošljavanja: Vaš računovođa može ispravno izračunati poreze na plaće. Ali ne može osigurati da su vaše klasifikacije zaposlenika ispravne na prvom mjestu. Ako bi netko trebao biti zaposlenik, ali se tretira kao ugovarač, računovođa će obraditi plaćanje ugovaraču točno kako je naloženo. Pogrešna klasifikacija—stvarni propust usklađenosti—dogodila se u operacijama, kada je radni odnos nepravilno strukturiran.

Dokumentacija troškova: Vaš računovođa može pravilno kategorizirati troškove. Ali ne može osigurati da svaki trošak ima adekvatnu dokumentaciju u trenutku kada nastaje. Ako netko plati gotovinom poslovni ručak i ne dobije račun, računovođa ne može ponovno stvoriti ono što nije postojalo. Propust dokumentacije dogodio se u operacijama, u tom trenutku.

Priznavanje prihoda: Vaš računovođa može ispravno primijeniti računovodstvene standarde. Ali ne može kontrolirati kako su prodajni ugovori napisani ili kada je isporuka dokumentirana. Ako operativni proces stvara nejasnoće, računovođa nasljeđuje te nejasnoće.

Zaštita podataka: Vaš računovođa obrađuje financijsku dokumentaciju. Ali usklađenost sa zakonom o zaštiti podataka događa se svugdje gdje se podaci prikupljaju, pohranjuju i obrađuju. Računovođa nema uvid u to dobiva li vaš marketinški tim pravilnu privolu, ili jesu li podaci kupaca pravilno zaštićeni.

U svim ovim slučajevima, propust usklađenosti dogodio se prije nego što je računovođa ikada vidio dokumentaciju. Računovođa je nizvodno od problema.

Iluzija delegiranja

“Moj računovođa to rješava” osjeća se kao delegiranje. Osjeća se kao da je problem riješen jer profesionalac njime upravlja.

Ali pravo delegiranje zahtijeva da osoba kojoj delegirate ima kontrolu nad ishodom. Vaš računovođa kontrolira financijsko izvještavanje. Ne kontrolira:

• Kako strukturirate radne odnose
• Koja dokumentacija se operativno bilježi
• Kako su ugovori napisani
• Koje podatke prikupljate i kako ih pohranjujete
• Stvaraju li vaši procesi usklađene rezultate

Ovo su operativne odluke. Donose se svaki dan od strane ljudi koji nisu računovođe. I one određuju je li vaše poslovanje zapravo usklađeno, bez obzira na to koliko je dobro vaše računovodstvo.

Računovođa vam može reći da su vaši zapisi u redu. Ne može vam reći da vaše operacije proizvode zapise koji bi trebali biti u redu.

Jaz u sustavu

Usklađenost nije aktivnost arhiviranja. Ugrađena je u to kako poslovanje funkcionira.

Uzmimo radno pravo. Biti usklađen znači:

• Opise poslova koji točno odražavaju dužnosti
• Odluke o klasifikaciji temeljene na stvarnim radnim aranžmanima
• Praćenje vremena koje bilježi stvarnost
• Dokumentaciju učinka i discipline
• Pravilno postupanje s otkazima

Ništa od ovoga nije računovodstvo. To su operacije. To je HR. To je upravljanje. Računovođa ulazi u sliku tek nakon što ove odluke stvore podatke koje treba evidentirati.

Ili uzmimo zaštitu podataka. Biti usklađen znači:

• Prakse prikupljanja koje dobivaju pravilnu privolu
• Sustave pohrane koji su adekvatno zaštićeni
• Politike zadržavanja koje se zapravo provode
• Procese odgovora na zahtjeve ispitanika
• Dokumentaciju aktivnosti obrade

Opet, ništa od ovoga nije računovodstvo. Do trenutka kad financijski zapisi postoje, posao usklađenosti zaštite podataka je već obavljen (ili nije obavljen).

Što zapravo funkcionira

Usklađenost je problem sustava. Treba biti dizajnirana u operacije, ne predana naknadnoj obradi.

Operativne kontrolne točke: U trenutku kada se donose odluke relevantne za usklađenost—klasifikacija, dokumentacija, rukovanje podacima—trebao bi postojati proces koji osigurava da se donese ispravna odluka. Ne pregled nakon činjenice, nego struktura koja čini ispravnu odluku zadanom.

Dokumentacija na izvoru: Ako nešto treba biti dokumentirano za usklađenost, ta dokumentacija treba se dogoditi kada se stvar događa. Ne kasnije, kada netko lovi račune ili pokušava se sjetiti što je dogovoreno.

Jasno vlasništvo: Netko u operacijama treba posjedovati usklađenost za svoju domenu. HR posjeduje usklađenost zapošljavanja. Marketing posjeduje usklađenost zaštite podataka. Prodaja posjeduje usklađenost ugovora. Računovođa ne može posjedovati ono što ne može kontrolirati.

Sustavna revizija: Redovite revizije operativne usklađenosti—ne samo financijskih zapisa—kako bi se uhvatilo odstupanje prije nego postane problem. Ovo je preventivno, ne reaktivno.

Računovođa ostaje važan. Oni su stručnjaci za financijsku usklađenost i izvještavanje. Ali oni su jedan dio sustava, ne sustav sam.

Ishod

Usklađenost je problem sustava, ne problem računovodstva.

Vaš računovođa obrađuje računovodstvo. To je vrijedno i potrebno. Ali ako mislite da to pokriva usklađenost, izloženi ste na svim mjestima gdje se usklađenost događa operativno—a to je većina mjesta.

Pitanje nije imate li dobrog računovođu. Pitanje je proizvode li vaše operacije usklađene rezultate koje vaš računovođa zatim može ispravno obraditi.

Ako je sustav pogrešan uzvodno, nikakva količina stručnosti nizvodno to ne može popraviti.

Za više o tome kako ponašanje usklađenosti proizlazi iz sustava: Zašto je usklađenost ponašanje sustava

Sustavi usklađenosti

Kako usklađenost zapravo funkcionira kada je ugrađena u operacije

Read Deep Dive