Skriveni trošak PDV-a za 'digitalne' tvrtke

When I talk to founders of digital businesses in Croatia, there’s a recurring blind spot: VAT.

They’ve built something elegant. Software that sells itself. Subscriptions that renew automatically. A business model that should scale without friction.

Then they hit the VAT reality.

The Complexity Trap

VAT for digital services isn’t simple. In the EU, the rules are designed for a world of physical goods and traditional services. Digital services got retrofitted into this framework, and the fit is awkward.

The basic principle sounds straightforward: charge VAT based on where the customer is located. For B2B sales, the customer handles the VAT (reverse charge). For B2C sales, you charge VAT at the customer’s country rate.

In practice, this creates a cascade of complications.

How do you know where the customer is? You need two pieces of non-contradictory evidence: billing address, IP location, bank country, phone number. What happens when these contradict each other? You make a judgment call and hope you got it right.

What rate applies? Every EU country has different VAT rates. Standard rates range from 17% to 27%. Some countries have reduced rates for digital goods; others don’t. You need to track twenty-seven different rate structures.

How do you report? If you’re selling to consumers across the EU, you either register for VAT in every country or use the OSS (One-Stop Shop) system. OSS simplifies things, but “simpler than registering everywhere” is still not simple.

The Cash Flow Problem

VAT isn’t just a compliance burden. It’s a cash flow mechanism that works against you.

When you sell a €100 subscription, you collect €125 (assuming 25% VAT). That extra €25 isn’t yours. It belongs to the tax authority. But it sits in your account, looking like revenue.

If you’re not careful, you spend it. Then the VAT quarter ends, and you owe €25 you’ve already used for something else.

This is a basic treasury management issue, and it catches businesses off guard. Especially subscription businesses with recurring revenue — the VAT accumulates steadily, then comes due in a lump sum.

The timing mismatch is worse for annual subscriptions. You collect €1,200 plus VAT upfront. You recognize revenue over twelve months. But you might owe the VAT immediately (depending on your cash vs. accrual accounting choice).

The Administrative Burden

Every transaction carries administrative weight.

You need to determine the customer’s location and record the evidence. You need to apply the correct rate. You need to issue a compliant invoice with all required elements. You need to track which sales go where. You need to prepare the periodic returns.

For a business with thousands of small transactions, this is significant overhead. The work scales with transaction count, not revenue. A €10 subscription creates the same compliance burden as a €1,000 subscription.

This is where the “digital” promise breaks down. The software might scale infinitely, but the VAT administration scales linearly with customers. At some point, you need people — or expensive automation — to manage compliance.

The Hidden Costs

The obvious costs are the fees: OSS registration, accounting time, potentially payment processor surcharges for VAT handling.

The hidden costs are subtler:

Decision complexity. Pricing decisions now include VAT considerations. Do you price VAT-inclusive or VAT-exclusive? How do you handle customers in different countries? These decisions have real implications for conversion rates and perceived value.

Infrastructure requirements. You need systems to track customer location, calculate correct rates, generate compliant invoices, and prepare returns. These systems have setup and maintenance costs.

Error liability. Get it wrong, and you owe back taxes, interest, and potentially penalties. The liability sits with you even if you used software that calculated incorrectly.

Opportunity cost. Every hour spent on VAT compliance is an hour not spent on product development, customer acquisition, or business growth.

What Founders Underestimate

I see the same mistakes repeatedly:

“We’ll figure it out later.” Founders postpone VAT thinking until it becomes urgent. By then, they’ve created technical debt in their billing systems and potentially compliance gaps they’ll need to remediate.

“Software will handle it.” Billing software can automate calculations, but it can’t make judgment calls about edge cases, handle customer disputes about VAT, or prepare the actual returns. Human oversight is still required.

“We’re too small for this to matter.” VAT obligations kick in at first taxable sale, not at some revenue threshold. Being small doesn’t mean being exempt.

“We’ll just charge the same price everywhere.” This means absorbing VAT rate variations yourself. The difference between 17% (Luxembourg) and 27% (Hungary) is significant margin erosion on some sales.

The Structural Reality

Digital businesses in Croatia face a specific friction: you’re operating in EU VAT framework, but you’re doing it with limited local infrastructure.

Large companies have tax departments. They have established relationships with advisors in multiple jurisdictions. They have systems and processes built over years.

Small digital businesses have none of this. They have founders who are learning VAT compliance while simultaneously building product, serving customers, and running operations.

The EU framework assumes a level of institutional capability that small businesses often lack. Compliance is technically possible, but it requires capability that takes time and money to develop.

What Actually Helps

Being realistic about the burden is the first step. VAT isn’t a minor administrative detail. It’s a significant operational function that needs proper attention.

Getting good advice early matters. The setup decisions — OSS vs. local registration, cash vs. accrual, pricing strategy — have long-term implications. Making these decisions well, with professional input, prevents problems later.

Building compliance into systems from the start is cheaper than retrofitting. If you’re building a billing system, include VAT handling from day one. Bolt-on solutions are always more expensive.

Pricing with VAT in mind reduces surprises. If your €10/month subscription needs to cover VAT compliance costs, that needs to be reflected in the unit economics.

The Uncomfortable Truth

“Digital” doesn’t mean “simple” in a VAT context. The frictionless software business model hits friction the moment it crosses borders or serves consumers.

This isn’t a flaw in the business model. It’s a feature of operating in a regulated environment. The EU VAT framework is what it is. Complaining about it won’t change it.

What you can control is how you handle it: plan for the complexity, build the capability, and factor the costs into your business model from the start.

Deep Dive: Building Systems Inside Seasonal Chaos — Managing compliance alongside unpredictable operations
Article: What Digitalization Really Means for Croatian Small Businesses — The gap between digital aspirations and operational reality

Hrvatski

Kada razgovaram s osnivačima digitalnih tvrtki u Hrvatskoj, postoji ponavljajuća slijepa točka: PDV.

Izgradili su nešto elegantno. Softver koji se sam prodaje. Pretplate koje se automatski obnavljaju. Poslovni model koji bi trebao skalirati bez trenja.

Onda udare na PDV stvarnost.

Zamka složenosti

PDV za digitalne usluge nije jednostavan. U EU, pravila su dizajnirana za svijet fizičke robe i tradicionalnih usluga. Digitalne usluge su naknadno uklopljene u ovaj okvir, i uklapanje je nezgodno.

Osnovni princip zvuči jednostavno: naplatite PDV prema lokaciji kupca. Za B2B prodaju, kupac rješava PDV (prijenos porezne obveze). Za B2C prodaju, naplaćujete PDV po stopi zemlje kupca.

U praksi, ovo stvara kaskadu komplikacija.

Kako znate gdje je kupac? Trebate dva neproturječna dokaza: adresa za naplatu, IP lokacija, država banke, telefonski broj. Što se događa kada se ovi proturječe? Donosite odluku i nadate se da ste pogodili.

Koja stopa se primjenjuje? Svaka EU država ima različite stope PDV-a. Standardne stope kreću se od 17% do 27%. Neke države imaju snižene stope za digitalnu robu; druge nemaju. Morate pratiti dvadeset sedam različitih struktura stopa.

Kako izvještavate? Ako prodajete potrošačima diljem EU, ili se registrirate za PDV u svakoj zemlji ili koristite OSS (One-Stop Shop) sustav. OSS pojednostavljuje stvari, ali “jednostavnije od registracije svugdje” još uvijek nije jednostavno.

Problem novčanog toka

PDV nije samo teret usklađenosti. To je mehanizam novčanog toka koji radi protiv vas.

Kada prodate pretplatu od 100 €, naplatite 125 € (pretpostavljajući 25% PDV-a). Tih dodatnih 25 € nije vaše. Pripada poreznoj upravi. Ali sjedi na vašem računu, izgledajući kao prihod.

Ako niste pažljivi, potrošite ga. Onda PDV kvartal završi, i dugujete 25 € koje ste već iskoristili za nešto drugo.

Ovo je osnovni problem upravljanja blagajnom, i hvata tvrtke nespremne. Posebno tvrtke s pretplatama s ponavljajućim prihodima — PDV se stalno akumulira, zatim dospijeva u jednokratnom iznosu.

Vremenski nesklad je gori za godišnje pretplate. Naplaćujete 1.200 € plus PDV unaprijed. Priznajete prihod kroz dvanaest mjeseci. Ali možda dugujete PDV odmah (ovisno o vašem izboru gotovinski vs. obračunski računovodstvo).

Administrativni teret

Svaka transakcija nosi administrativnu težinu.

Trebate odrediti lokaciju kupca i zabilježiti dokaze. Trebate primijeniti ispravnu stopu. Trebate izdati usklađeni račun sa svim potrebnim elementima. Trebate pratiti koje prodaje idu gdje. Trebate pripremiti periodične prijave.

Za tvrtku s tisućama malih transakcija, ovo je značajan overhead. Posao se skalira s brojem transakcija, ne s prihodom. Pretplata od 10 € stvara isti teret usklađenosti kao pretplata od 1.000 €.

Tu se “digitalno” obećanje ruši. Softver se može beskonačno skalirati, ali PDV administracija se skalira linearno s kupcima. U nekom trenutku, trebate ljude — ili skupu automatizaciju — za upravljanje usklađenošću.

Skriveni troškovi

Očiti troškovi su naknade: OSS registracija, računovodstveno vrijeme, potencijalno naknade procesora plaćanja za rukovanje PDV-om.

Skriveni troškovi su suptilniji:

Složenost odluka. Odluke o cijenama sada uključuju PDV razmatranja. Cijenite li uključujući PDV ili bez PDV-a? Kako rukujete kupcima u različitim zemljama? Ove odluke imaju stvarne implikacije za stope konverzije i percipiranu vrijednost.

Zahtjevi infrastrukture. Trebate sustave za praćenje lokacije kupaca, izračun ispravnih stopa, generiranje usklađenih računa i pripremu prijava. Ovi sustavi imaju troškove postavljanja i održavanja.

Odgovornost za greške. Pogriješite, i dugujete zaostale poreze, kamate i potencijalno kazne. Odgovornost leži na vama čak i ako ste koristili softver koji je pogrešno izračunao.

Trošak propuštene prilike. Svaki sat potrošen na PDV usklađenost je sat koji nije potrošen na razvoj proizvoda, stjecanje kupaca ili rast poslovanja.

Što osnivači podcjenjuju

Vidim iste greške ponavljano:

“Riješit ćemo to kasnije.” Osnivači odgađaju razmišljanje o PDV-u dok ne postane hitno. Do tada su stvorili tehnički dug u svojim sustavima naplate i potencijalne praznine u usklađenosti koje će trebati sanirati.

“Softver će to riješiti.” Softver za naplatu može automatizirati izračune, ali ne može donositi odluke o rubnim slučajevima, rješavati sporove kupaca o PDV-u ili pripremiti stvarne prijave. Ljudski nadzor je još uvijek potreban.

“Premaleni smo da bi to bilo bitno.” PDV obveze počinju s prvom oporezivom prodajom, ne na nekom pragu prihoda. Biti mali ne znači biti izuzet.

“Samo ćemo naplatiti istu cijenu svugdje.” Ovo znači da sami apsorbirate varijacije PDV stopa. Razlika između 17% (Luksemburg) i 27% (Mađarska) je značajna erozija marže na nekim prodajama.

Strukturalna stvarnost

Digitalne tvrtke u Hrvatskoj suočavaju se s specifičnim trenjem: djelujete u EU PDV okviru, ali to radite s ograničenom lokalnom infrastrukturom.

Velike tvrtke imaju porezne odjele. Imaju uspostavljene odnose sa savjetnicima u više jurisdikcija. Imaju sustave i procese izgrađene godinama.

Male digitalne tvrtke nemaju ništa od toga. Imaju osnivače koji uče PDV usklađenost dok istovremeno grade proizvod, opslužuju kupce i vode operacije.

EU okvir pretpostavlja razinu institucionalnih sposobnosti koje male tvrtke često nemaju. Usklađenost je tehnički moguća, ali zahtijeva sposobnost koja zahtijeva vrijeme i novac za razvoj.

Što zapravo pomaže

Biti realističan oko tereta je prvi korak. PDV nije manja administrativna pojedinost. To je značajna operativna funkcija koja treba pravilnu pažnju.

Dobivanje dobrog savjeta rano je bitno. Odluke o postavljanju — OSS vs. lokalna registracija, gotovinski vs. obračunski, strategija cijena — imaju dugoročne implikacije. Donošenje ovih odluka dobro, s profesionalnim inputom, sprječava probleme kasnije.

Ugrađivanje usklađenosti u sustave od početka je jeftinije od naknadnog dodavanja. Ako gradite sustav naplate, uključite rukovanje PDV-om od prvog dana. Naknadno dodana rješenja su uvijek skuplja.

Određivanje cijena s PDV-om na umu smanjuje iznenađenja. Ako vaša pretplata od 10 €/mjesečno treba pokriti troškove PDV usklađenosti, to treba biti odraženo u jediničnoj ekonomici.

Neugodna istina

“Digitalno” ne znači “jednostavno” u PDV kontekstu. Poslovni model softvera bez trenja nailazi na trenje čim prijeđe granice ili opslužuje potrošače.

Ovo nije mana u poslovnom modelu. To je značajka djelovanja u reguliranom okruženju. EU PDV okvir je takav kakav je. Žaliti se na njega ga neće promijeniti.

Ono što možete kontrolirati je kako to rješavate: planirajte složenost, izgradite sposobnost i uračunajte troškove u svoj poslovni model od početka.

Povezano

Deep Dive: Izgradnja sustava unutar sezonskog kaosa — Upravljanje usklađenošću uz nepredvidive operacije
Članak: Što digitalizacija zapravo znači za hrvatske male poduzetnike — Jaz između digitalnih aspiracija i operativne stvarnosti